De-a lungul activitatii, orice firma genereaza sau primeste o serie de documente, ca urmare a relatiei de afaceri cu diversi parteneri sau clienti.
De cele mai multe ori, documentele sunt pe suport hartie, pentru pastrarea lor la indemana fiind necesar un spatiu fizic de o marime deloc de neglijat, situat in apropierea utilizatorului, spatiu care nu exista intotdeauna.
Astfel., apare preocuparea de a automatiza toate aceste documente, de a avea in permanenta acces la ele, lucru care poate fi realizat daca acestea sunt transformate in format digital.
Prin serviciile ARHIDAVA, de arhivare electronica si de management al documentelor, se asigura transformarea si accesul la documente in format digital, acestea putand fi consultate si gestionate ulterior de catre client.
Cum se realizeaza arhivarea electronica?
Totul incepe cu o pregatire a documentelor pentru scanare, facuta de catre operatorii nostrii.
Pregatirea documentelor este urmata de scanarea lor, scanare care se executa cu scannere profesionale, care asigura o foarte buna rezolutie. Calitatea scanarii este verificata de catre operatori pentru fiecare scanare in parte.
In functie de tipul de document, se concepe impreuna cu clientul o masca de informatii, care se ataseaza documentului. Pentru alcatuirea mastii documentului, operatorii de la indexare, fie extrag automat informatiile din document, fie insereaza informatiile manual in masca atribuita (data entry).
Masca completata va fi apoi salvata in arhiva electronica impreuna cu documentul. Sistemele de salvare si denumirea folderelor este stabilita de catre client.
Ultima etapa a procesului de arhivare electronica consta in verificarea de catre operatorii ARHIDAVA a calitatii fiecarei operatiuni, operatori care vor confirma arhivarea si functionarea sistemelor de cautare a documentului.
Documentele continute in aplicatiile de tip ERP, CRM, etc., apartinand clientului, pot fi si ele migrate in programul de arhivare, pentru a constitui o arhiva electronica completa.
Ce putem arhiva electronic? Pot fi arhivate electronic de la documente, acte, pana la filme, imagini, fotografii.
Costuri ZERO pentru achizitia softului de arhivare.
Nu exista pentru client costuri de achizitie a softului de arhivare.
Accesul clientului la platforma softului este asigurata de catre furnizorul de servicii de arhivare electronica si de management al documentelor, pe baza de username si parola. Clientul achita doar un abonament pentru fiecare utilizator in parte.
