SC ARHIDAVA Solutions SRL este un start-up de economie sociala a carui idee a pornit de la proliferarea serviciilor cu componenta IT in intreprinderi sociale din toata lumea. Aceste intreprinderi vizeazao misiune sociala: incluziunea sociala prin participarea activa la societatea informaționala a persoanelor din grupuri vulnerabile.
Mergand pe acesta idee am incercat sa valorificam resursele umane locale prin includerea lor in economia digitala. In esența persoanele vulnerabiledin cateva grupuri precum– persoane care traiesc din venitul minim garantat, persoane din familii cu mai mult de 2 copii, familii monoparentale, persoane cu dizabilitați - au participat la cursuri de calificare in cadrul proiectului Posdru MIXECO - MIX DE ECONOMIE SOCIALA, iar dupa angajarea in start-up de economie socialaARHIDAVA SOLUTIONS au urmat o școlarizare specifica programelor in care lucreaza. Acum, cele 11 persoane vulnerabile angajate digitizeaza documente in mod profesional pentru clienți, participand activ la societatea informaționala.
De asemenea am valorificat potențialul IT romanesc,avem tehnologie TIC și softuri de ultima generație, iar echipa ofera servicii profesionale de arhivare electronicași gazduire in DATA CENTER a arhivelor.
Astfel, misiunea noastra economica s-a concretizat in conservarea digitala a documentelor vechi și actuale pentru a le face accesibile prezentului și viitorului.
Deoarece principala provocare actuala in majoritatea industriilor o reprezinta administrarea complexitații (variația clienților, calitatea performanței și eficiența fluxurilor de lucru), la cererea clienților, am ajuns sa largim sfera serviciilor oferite cu managementul documentelor, managementul activelor digitale, fluxuri de lucru. Acest lucru a fost posibil prin crearea unor protocoale de colaborare cu furnizorirecunoscuți și implica orientarea spre client a afacerii.
De ce sa trecem la tehnologii digitale?
La fel cum a nu avea un cont pe Facebook inseamna sa nu existi, din punct de vedere al societații informaționale, sa nu folosesti tehnologii digitale devine prea scump pentru intreprinderile romanesti.
O economie digitala adevarata este una in care intreprinderile profita pe deplin de posibilitațile si beneficiile oferite de tehnologiile digitale, atat pentru a-si imbunatați eficiența si productivitatea, precum si pentru a ajunge la clienti si a realiza vanzari. Conform ultimului raport EU asupra economiei digitale DESI 2015, Romania are un drum lung de parcurs, situandu-se pe locul 27 din 28 in clasamentul european privind integrarea tehnologiilor digitale in mediul de afaceri. Analiza arata procente foarte scazute de afacericare utilizeaza tehnologii digitale precum planificarea resurselor intreprinderii ERP - 21%, facturarea electronica - 7,2%, servicii de cloud - 2,8% sau social media -5,9%. Fara digitalizare si castigul in eficiența si productivitate obținute astfel, companiile romanesti vor pierde lupta pentru a face parte din economia digitalaglobala.
Acelasi raport arata ca la nivelul serviciilor publice ne situam pe locul 24 din 28. De exemplu eficiența si gradul de servicii oferite de sistemele de sanatate poate fi mult imbunatațit prin digitizare si prin cresterea schimbului de date medicale (doar 16% din practicienii romani fac schimb de date medicale in format electronic, fața de 36% in UE).
In acest moment, principala provocare in majoritatea industriilor o reprezinta administrarea complexitații (variația clienților, calitatea performanței si eficiența fluxurilor de lucru), iar pentru industriile centrate pe servicii, aceasta depaseste 50% din activitate. Singura sansa pentru administrarea acestei complexitați este implementarea tehnologiilor digitale.
De ce sa trecem la arhivarea electronica si managementul documentelor?
Pentru a face fața provocarii generate de societatea informaționala, orice organizație ar trebui sa aiba implementata o forma de management al documentelor, de planificare a resurselor, de arhivare a documentelor. De ce sa trecem la tehnologii digitale?
De exemplu, pentru companiile, institutiile, organizatiile si persoanele fizice care trebuie sa-si pastreze documentele pe termen lung, soluția tradționala este arhivarea si depozitarea lor fizica. De cate ori este nevoie de un document, acesta trebuie cautat, gasit in arhiva, consultat si apoi arhivat inca odata, cu riscul pierderii sau deteriorarii. Astfel, arhivarea documentelor devinefoarte costisitoarein timp si resurse, iar problema se amplifica in contextul avalansei de informații si documente generate continuu de organizațiile de azi. Din cauza acestor probleme, multe companii migreaza catre arhivarea electronica, managementul documentelor si fluxuri de lucru.
Arhivarea electronica este procesul prin care documentele in format digital sunt mutate pe un dispozitiv de stocare pentru memorarea pe termen lung sau management actual. Pe scurt, prin arhivare electronica documentele dumneavoastra devin accesibile on-line sau off-line, organizate ierahic si pot fi regasite oricand.
Soluția profesionala pentru arhivarea electronica si mangementul documentelor oferita de ARHIDAVA SOLUTIONS asigura o gama larga de avantaje care va pot raspunde la intrebarea De ce sa trecem la tehnologii digitale?
Economie timp si bani
Serviciile de arhivare electronica implica scanarea documentelor si indexarea lor dupa parametrii care faciliteaza regasirea ulterioara rapida, reducand astfel timpii de cautare la cateva secunde.
Trecerea la documente electronice si la arhivare electronica poate fi si o oportunitate extraordinara de reducere a costurilor pentru companii. Cu sistemele de arhivare electronica, exista un cost initial pentru digitizarea documentelor, dar ulterior costurile cu stocarea datelor este destul de redus,
Securitate
Arhivele electronice se stocheaza intr-un centru de date performant care asigura pastrarea lor in siguranța. Documentele electronice nu se pot pierde deoarece arhiva electronica are si un back-up si nici nu pot ajunge in maini gresite, deoarece accesul e restricționat.Mai mult, sistemele de management al documentelor pot urmari fiecare cautare, mentionand cine, cand si de cate ori o persoana a vizualizat continutul.
Acces Facil
Chiar daca procesul de securizare al documentelor electronice e mai eficient, accesul la arhiva este mult mai usor pentru companie si angajatii sai. Atunci cand un document este scanat si arhivat electronic folosind sistemul de management al documentelor, devine imediat accesibil de catre persoanele autorizate de client ca sa il vizualizeze,inclusiv de pe orice dispozitiv mobil.
Eficienta
Atunci cand depozitularhivei fizice este afectat de un incendiu sau de o inundație, documentele nu mai pot fi recuperate. Chiar si fara o catastrofa, documentele pe suport de hartie sunt,in mod regulat, pierdute, distruse si ratacite.Prin fluxul de documente implementat de sistemele performante de management al documentelor nu doar ca se elimina riscul de a pierde documente importante, dar acestea pot fi urmarite in circuitul lor prin companie asigurand eficența dorita de manageri.
