Timber by EMSIEN 3 Ltd BG

Arhidava

Arhivare electronica Oradea

 

Software-ul de gestionare a arhivei ELO Professional: sigur, eficient, simplu de folosit

Siguranta

✓ Arhivele sunt criptate la 128 de biti. Aveti acelasi grad de siguranta cu transferurile bancare on-line.

✓ Se lucreaza pe copii, pastrandu-se versiunile vechi ale documentelor. Nu aveti cum sa pierdeti documente sau sa stergeti din greseala.

✓ Acces in program pe baza de utilizator si parola. Asigurati confidentialitatea datelor prin acces limitat la baza de date anumitor utilizatori. Cei cu drepturi restranse de utilizare pot vizualiza doar anumite documente si nu pot modifica baza de date. 

Eficienta

✓ Eliminati vrafurile de hartii din birou. Cu arhivarea electronica veti oricand la dispozitie toata arhiva, nu doar anumite documente care se consulta mai des.

✓ Se gasesc precis si rapid documentele. Orice cautare se face in cateva secunde. Precizia cautarilor este data de cuvintele cheie alese la inceputul lucrarii.

✓ Se pot face cautari si in continutul documentului. Documentele trec prin procesul de OCR (Optical Character Recognition), ulterior textul putandu-se copia intr-un nou document Word.

Simplitate

✓ Interfata intuitiva, in limba romana. Cautarea documentelor se face similar cu folosirea motorului de cautare GOOGLE.

✓ Prin serviciile de arhivare electronica aveti acces rapid si sigur la arhiva, de oriunde, pe baza de utilizator si parola.

✓ Scurtarea timpului de raspuns la solicitari din partea tertilor. De exemplu, timpul necesar cautarii sporurilor de vechime in statele de plata vechi se reduce la mai mult de jumatate.

DMS – Document Management System

✓ Ca solutie DMS moderna, ELO Professional este usor de integrat in programele existente pe calculator, fie ca este vorba de mediul Microsoft sau de sistemele CAD sau ERP existente. Un alt avantaj major al solutiei de document management este arhitectura de sistem orientata spre service SOA.

✓ ELO Professional utilizeaza standarde de interfete recunoscute la nivel mondial precum XML, http, SOAP, Web Services si multe altele.

✓ O solutie de document management complexa include automat si functia de workflow. Prin realizarea de workflowuri prestabilite se obtine o imagine de ansamblu asupra documentelor, informatiilor si a fluxurilor de lucru din companie. Controlul workflowurilor face ca procesele interne din companie sa fie mai transparente.

Workflow - Fluxuri de lucru

✓ ELO Professional include un modul puternic destinat fluxurilor de lucru, care va poate ajuta in controlarea eficienta a proceselor de afaceri. Obiectivul fluxurilor de lucru ELOeste de a permite gestionarea mai rapida si mai eficienta a proceselor de lucru. Pentru aceasta, sistemul ELO dispune de mai multe caracteristici. Cu ajutorul modulului de creatie grafica, procesele de lucru existente pot fi definite digital intr-un timp foarte scurt.Puteti defini simplu si rapid toate formularele cu care lucrati si aveti disponibile toate informatiile necesare gratie modulului „ELO Workflow Form“. Arhivare electronica in Oradea. 

Limitarile se fac pe baza de utilizator de arhiva

Obligatiile beneficiarilor de arhiva electronica de documente: 

 - Beneficiarul se obliga sa stabileasca un numar de __1___ persoane de contact in relatia cu prestatorul. Numele acestor persoane este comunicat in scris sub forma unei anexe, sub rezerva ca orice modificare a continutului acesteia este necesara a fi comunicata in scris prestatorului, ambele parti luand la cunostiinta noua Anexa. 

– Doar informatiile furnizate, deciziile luate, cererile de interventie si comenzile semnate de aceste persoane vor fi luate in considerare de prestator. Este obligatia Beneficiarului de a stabili procesul intern ce asigura interfata dintre utilizatorii care au acces la arhiva electronica de documente si prestator.

– Beneficiarul se obliga sa respecte recomandarile Prestatorului in ceea ce priveste regimul de exploatare al produselor ce fac obiectul prezentului contract. 

– In cazul in care Beneficiarul nu respecta recomadarile Prestatorului, acesta din urma este exonerat de orice raspundere privind eventualele daune provenite ca urmare a defectelor, acceselor neautorizate, accidentelor, intarzierilor in preluarea datelor/informatiilor. 

– Beneficiarul da dreptul Prestatorului de a aplica pe dosarele al caror continut a fost indexat, o eticheta autocolanta avand dimensiunea 70x42,3 mm, continand logo-ul ARHIDAVA. 

– La predarea documentelor spre arhivare, Beneficiarul se obliga sa intocmeasca o lista a documentelor continand elemente de identificare si descrierea starii acestora, aceasta constituind anexa la procesul verbal de predare primire documente ce se va incheia intre parti la primirea, si respectiv la predarea documentelor supuse arhivarii electronice.

– In cazul contractarii serviciilor de constructie si implementare FLUX DE LUCRU, Beneficiarul va permite Prestatorului sa efectueze la sediul sau o analiza a fluxului de documente si de lucru, analiza care va sta la baza construirii FLUXULUI DE LUCRU in format electronic in softul de arhivare electronica de documente, efectuarea acestei analize fiind fara costuri pentru Beneficiar. 

– Beneficiarul va avea acces la arhiva electronica prin conturile de utilizator puse la dispozitie de catre Prestator, la preturile prevazute de parti in anexe la prezentul contract, accesul la internet si logistica IT necesara ramanand in sarcina Beneficiarului. 

- Pentru acces la arhiva electronica, Beneficiarul trebuie sa detina urmatoarea logistica IT: calculator desktop sau laptop sau telefon mobil "smart" cu acces la internet.

- Pentru accesul la arhiva electronica se va utiliza ca browser IE, Firefox sau Chrome, sau aplicatii mobile AppStore, MagazinPlay. 

- Contul de utilizator se creeaza de catre Prestator, Beneficiarul avand obligatia de a se asigura ca Utilizatorul nu divulga numele Utilizator si parola catre alte persoane.  

- Dreptul de acces la arhiva poate fi acordat sau limitat de catre Beneficiar pentru utilizatori, pentru urmatoarele elemente: citire, listare, modificare, export document.

- Accesul la arhiva electronica se va face pe baza identificarii utilizatorului dupa nume utilizator si parola. Datele de identificare, inclusiv parola, care poate fi modificata ulterior de catre Utilizator, sunt transmise Utilizatorului prin e-mail. 

- Se interzice divulgarea parolei tertilor sau angajatilor Beneficarului care nu au ca atributie, potrivit sarcinilor de serviciu, utilizarea arhivei electronice. In cazul in care parola este utilizata de catre angajatii Beneficiarului, acesta are responsabilitatea pastrarii confidentialitatii parolei de catre angajati. Beneficiarul are obligatia de a suporta costul serviciilor utilizate, indiferent daca accesul la arhiva s-a efectuat de catre o persoana autorizata sau neautorizata.

Dreptul de Utilizator nu permite Beneficiarului: 

     - sa copieze partial sau in intregime aplicatia de arhivare electronica de documente; 

     - sa reproduca permanent sau temporar, in intregime sau partial, exact sau transformat, indiferent prin ce mijloace si indiferent sub ce forma aplicatia de arhivare electronica de documente;

     - sa adapteze sau sa modifice partial sau in intregime aplicatia de arhivare electronica de documente; 

     - sa cedeze partial sau total drepturile acordate Utilizatorului; 

     - sa puna la dispozitia unei terte parti aplicatia ori copii ale acesteia sau rezultatele sau datele obtinute in urma utilizarii aplicatiei si serviciilor de arhivare electronica, in afara de cazul in care acest lucru este prevazut in mod explicit in prezentul contract sau intr-un contract separat incheiat intre partile prezentului contract.  

- Beneficiarul va despagubi in intregime Prestatorul pentru eventuale daune / prejudicii pe care le-ar putea suferi pentru incalcarea drepturilor acestuia asupra programului de arhivare electronica de documente. 

Disponibilitatea serviciilor  99.9% din timp.

Date de contact:

        Ciprian Herman - Administrator arhiva;

        Telefon - 0359424662 

        E-mail - This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.